Notice of Privacy Practices

Notice of Privacy Practices

THIS NOTICE DESCRIBES HOW DENTAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

Our Responsibilities

By law, Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry must:

  • Maintain the privacy of your protected health information (PHI).
  • Provide you with this Notice describing our legal duties and privacy practices.
  • Notify you if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your PHI.
  • Follow the terms of this Notice currently in effect.

How We May Use and Disclose Your Information

We may use or disclose your PHI for the following purposes without your written authorization:

  • Treatment: To provide, coordinate, or manage your dental care. Example: sharing radiographs and information with a dental specialist about your treatment.
  • Payment: To obtain payment for services. Example: sending information to your dental insurance company.
  • Healthcare Operations: For business activities that support our practice. Example: quality assessments, audits, staff training.

Other Permitted Uses & Disclosures

We may also use or disclose PHI without your authorization in these situations:

  • Required by Law: To comply with federal, state, or local laws.
  • Public Health: For disease control, product recalls, adverse events.
  • Health Oversight: To government health agencies for oversight activities.
  • Judicial & Administrative Proceedings: In response to valid subpoenas or court orders.
  • Law Enforcement: For reporting certain injuries, locating suspects, or complying with law.
  • Coroners, Medical Examiners, and Funeral Directors: As needed for duties.
  • Organ and Tissue Donation: If you are an organ donor.
  • Research: When approved by an institutional review board or privacy board.
  • Serious Threats: To prevent or lessen a serious threat to health or safety.
  • Specialized Government Functions: For military, national security, or correctional purposes.
  • Workers’ Compensation: To comply with workers’ compensation laws.
  • Fundraising Communications: We do not currently use your information for fundraising purposes. If we ever do, you have the right to opt out of receiving such communications.
  • Business Associates: We may disclose your information to business associates who perform services on our behalf (e.g., billing services, IT support). They are required to protect your information.
  • Legal and Regulatory Requirements: We may disclose your information when required by law, including for public health activities, audits, investigations, or law enforcement purposes as permitted by HIPAA.

Uses & Disclosures Requiring Your Authorization

We must obtain your written authorization before using or disclosing your PHI for:

  • Marketing communications not permitted by law.
  • Sale of your PHI.

If you give authorization, you may revoke it at any time in writing.

Substance Use Disorder (SUD) Information: If we maintain records related to substance use disorder treatment that are subject to 42 CFR Part 2, those records receive special federal protections. Such information will not be used or disclosed without your specific authorization, except as permitted or required by law.

Your Rights Regarding Your PHI

You have the right to:

  • Get a copy of your health records.
  • Request corrections to your health records.
  • Request confidential communications.
  • Ask us to limit what we use or share.
  • Get a list of disclosures.
  • Get a copy of this Notice.
  • Choose someone to act for you.
  • File a complaint if you believe your privacy rights have been violated.

We will not retaliate against you for filing a complaint.

Your Choices

For certain information, you can tell us your choices about what we share, including:

  • Sharing information with family or friends involved in your care.
  • Leaving messages with appointment information.

If you have a clear preference, we will follow your instructions unless required otherwise by law.

Breach Notification

If a breach occurs that compromises the privacy or security of your PHI, Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry will notify you without unreasonable delay and no later than 60 days after discovery of the breach.

Contact Information

Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry and Orthodontics
HIPAA Privacy Officer: James Slaughter III, DDS, MSD
Address: 5217 Tennyson Parkway, #500, Plano TX 75024
Phone: (469) 850-5560
Email: [email protected]

If you are not satisfied with the manner in which this office handles a complaint, you may submit a formal complaint to:

U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201
Voice Phone (toll-free): 1(800) 368-1019
TDD (toll-free): 1(800) 537-7697
Email: [email protected]

You will not be penalized in any way for filing a complaint.

Changes to This Notice

We reserve the right to change our privacy practices and this Notice. Updates will apply to all PHI we maintain. Revised notices will be posted in our office and on our website, if applicable, and available upon request.

Effective Date: 01/19/2026

Aviso de Prácticas de Privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO LA INFORMACIÓN DENTAL SOBRE USTED PUEDE SER UTILIZADA Y DIVULGADA, Y CÓMO USTED PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALO CUIDADOSAMENTE.

Nuestras Responsabilidades

Por ley, Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry debe:

  • Mantener la privacidad de su Información de Salud Protegida (PHI).
  • Proporcionarle este Aviso que describe nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad.
  • Notificarle si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su PHI.
  • Cumplir con los términos de este Aviso que estén vigentes en ese momento.

Cómo Podemos Usar y Divulgar Su Información

Podemos usar o divulgar su PHI para los siguientes propósitos sin su autorización por escrito:

  • Tratamiento: Para proporcionar, coordinar o manejar su atención dental. Ejemplo: compartir radiografías e información con un especialista dental sobre su tratamiento.
  • Pago: Para obtener el pago por los servicios prestados. Ejemplo: enviar información a su compañía de seguro dental.
  • Operaciones de Atención Médica: Para actividades comerciales que apoyan a nuestra práctica. Ejemplo: evaluaciones de calidad, auditorías y capacitación del personal.

Otros Usos y Divulgaciones Permitidos

También podemos usar o divulgar su PHI sin su autorización en las siguientes situaciones:

  • Requerido por Ley: Para cumplir con leyes federales, estatales o locales.
  • Salud Pública: Para el control de enfermedades, retiros de productos o reportes de eventos adversos.
  • Supervisión de Salud: A agencias gubernamentales de salud para actividades de supervisión.
  • Procedimientos Judiciales y Administrativos: En respuesta a citaciones válidas u órdenes judiciales.
  • Cumplimiento de la Ley: Para reportar ciertas lesiones, localizar sospechosos o cumplir con la ley.
  • Forenses, Médicos Examinadores y Directores Funerarios: Según sea necesario para el desempeño de sus funciones.
  • Donación de Órganos y Tejidos: Si usted es donador de órganos.
  • Investigación: Cuando esté aprobada por una junta de revisión institucional o junta de privacidad.
  • Amenazas Graves: Para prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o seguridad.
  • Funciones Especiales del Gobierno: Para propósitos militares, de seguridad nacional o correccionales.
  • Compensación para Trabajadores: Para cumplir con las leyes de compensación laboral.
  • Comunicaciones de Recaudación de Fondos: Actualmente no usamos su información para fines de recaudación de fondos. Si en algún momento lo hacemos, usted tendrá el derecho de optar por no recibir dichas comunicaciones.
  • Asociados Comerciales: Podemos divulgar su información a asociados comerciales que nos prestan servicios (por ejemplo, servicios de facturación o soporte de TI). Estos están obligados a proteger su información.
  • Requisitos Legales y Regulatorios: Podemos divulgar su información cuando la ley lo requiera, incluyendo actividades de salud pública, auditorías, investigaciones o propósitos de cumplimiento de la ley según lo permita HIPAA.

Usos y Divulgaciones que Requieren Su Autorización

Debemos obtener su autorización por escrito antes de usar o divulgar su PHI para:

  • Comunicaciones de mercadeo no permitidas por la ley.
  • La venta de su PHI.

Si usted otorga autorización, puede revocarla en cualquier momento por escrito.

Información sobre Trastornos por Uso de Sustancias (SUD): Si mantenemos registros relacionados con tratamiento por trastornos por uso de sustancias que estén sujetos a 42 CFR Parte 2, dichos registros reciben protecciones federales especiales. Esta información no será utilizada ni divulgada sin su autorización específica, excepto cuando la ley lo permita o lo exija.

Sus Derechos con Respecto a Su PHI

Usted tiene derecho a:

  • Obtener una copia de sus expedientes de salud.
  • Solicitar correcciones a sus expedientes de salud.
  • Solicitar comunicaciones confidenciales.
  • Pedir que limitemos lo que usamos o compartimos.
  • Obtener una lista de divulgaciones.
  • Obtener una copia de este Aviso.
  • Designar a una persona para que actúe en su nombre.
  • Presentar una queja si cree que sus derechos de privacidad han sido violados.

No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

Sus Opciones

Para cierta información, usted puede indicarnos sus preferencias sobre lo que compartimos, incluyendo:

  • Compartir información con familiares o amigos involucrados en su cuidado.
  • Dejar mensajes con información sobre citas.

Si usted expresa claramente su preferencia, seguiremos sus instrucciones a menos que la ley nos exija lo contrario.

Notificación de Violaciones

Si ocurre una violación que comprometa la privacidad o seguridad de su PHI, Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry le notificará sin demora injustificada y no más tarde de 60 días después de haber descubierto la violación.

Información de Contacto

Texas Tiny Teeth Pediatric Dentistry and Orthodontics
Oficial de Privacidad HIPAA: James Slaughter III, DDS, MSD
Dirección: 5217 Tennyson Parkway, #500, Plano TX 75024
Teléfono: (469) 850-5560
Correo electrónico: [email protected]

Si no está satisfecho con la manera en que esta oficina maneja una queja, puede presentar una queja formal ante:

U.S. Department of Health and Human Services Office for Civil Rights
200 Independence Avenue, S.W.
Washington, D.C. 20201
Teléfono (gratuito): 1(800) 368-1019
TDD (gratuito): 1(800) 537-7697
Correo electrónico: [email protected]

No se le penalizará de ninguna manera por presentar una queja.

Cambios a Este Aviso

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad y este Aviso. Los cambios se aplicarán a toda la PHI que mantengamos. Los avisos actualizados se publicarán en nuestra oficina y en nuestro sitio web, si corresponde, y estarán disponibles a solicitud.

Fecha de Vigencia: 19 de enero de 2026